KVKK Aydınlatma Metni

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) md.10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca, Megapol Lojistik Limited Şirketi’nin (“Megapol”, “Şirket”) veri sorumlusu sıfatıyla işlediği kişisel verilerinize ilişkin sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Amaç ve Kapsam

Megapol; karayolu yük taşımacılığı, dedike filo yönetimi, spot araç tedariği, sözleşmeli taşıma, uluslararası taşıma, depolama ve dış ticaret koordinasyonu hizmetleri kapsamında müşterilerinin, müşteri yetkililerinin, çalışanlarının, çalışan adaylarının, sürücülerinin, tedarikçilerinin, ziyaretçilerinin ve internet sitesi kullanıcılarının kişisel verilerini işlemektedir.

Bu Aydınlatma Metni; söz konusu kişisel verilerin işleme amaçlarını, hukuki sebeplerini, aktarıldığı tarafları ve KVKK md.11 kapsamındaki haklarınızı açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

İlgili kişi grubuna göre işlenen veri kategorileri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir:

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Megapol, kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:

• Sözleşme yönetimi: Taşıma sözleşmesi kurulması, ifası ve sona ermesi süreçlerinin yürütülmesi
• Operasyon yönetimi: Sevkiyat planlama, araç-sürücü tahsisi, GPS izleme, teslimat takibi
• Mali ve idari süreçler: Faturalandırma, tahsilat, ödeme, muhasebe ve raporlama
• Yasal yükümlülükler: Vergi, SGK, K1/TİO belgeleri, Karayolu Taşıma Yönetmeliği, ADR mevzuatı kapsamındaki bildirim ve kayıt yükümlülükleri
• İnsan kaynakları: İşe alım, özlük yönetimi, performans değerlendirme, eğitim, iş sağlığı ve güvenliği
• Bilgi güvenliği: Erişim kayıtları, yetkilendirme, log yönetimi ve siber güvenlik
• Müşteri ilişkileri: Talep, şikayet ve memnuniyet süreçlerinin yönetimi
• Pazarlama ve iletişim: Açık rıza halinde ticari elektronik ileti, etkinlik daveti, kampanya bildirimi
• Hukuki süreçler: Hukuki uyuşmazlıkların takibi, savunma hakkının kullanılması
• Fiziksel güvenlik: İş yeri güvenliği, kamera kayıtları ile ziyaret yönetimi

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK md.5 ve md.6 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması (md.5/2-c)
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (md.5/2-ç) — Karayolu Taşıma Kanunu, Vergi Usul Kanunu, SGK Kanunu, K1/TİO yükümlülükleri
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md.5/2-e)
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati (md.5/2-f)
• Açık rıza (md.5/1) — pazarlama amaçlı işlemeler, özel nitelikli veri işlemeleri ve yurt dışı aktarımlar bakımından
• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler için kanunlarda öngörülen hâller (md.6/3) — sürücü adli sicil kaydı vb.
• Sağlık verileri için, kamu sağlığının korunması veya tıbbi teşhis amacı (md.6/3)

5. Kişisel Verilerin Yurt İçinde Aktarımı

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için zorunlu olduğu ölçüde aşağıdaki taraflara aktarılabilmektedir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Ulaştırma Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Maliye Bakanlığı, SGK, KGM, Mahkeme ve İcra Daireleri, Kişisel Verileri Koruma Kurumu
• Müşteriler ve müşteri yetkilileri: Sevkiyat akışına ilişkin operasyonel bilgiler bakımından
• İş ortakları ve tedarikçiler: Sigorta şirketleri, gümrük müşavirleri, akaryakıt tedarikçileri, araç bakım hizmet sağlayıcıları, IT hizmet sağlayıcıları, KEP ve e-imza sağlayıcıları
• Hukuk müşavirleri ve denetçiler: Hukuki süreçlerin ve bağımsız denetimin yürütülmesi amacıyla
• Bankalar ve finans kuruluşları: Tahsilat, ödeme ve faktoring süreçleri

6. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarımı

Megapol; uluslararası taşıma operasyonları, bulut tabanlı bilişim hizmetleri (örn. e-posta altyapısı, GPS izleme platformları, web analitik) ve global müşteri-tedarikçi ilişkileri kapsamında kişisel verileri yurt dışına aktarabilmektedir.

Yurt dışı aktarımlar; KVKK md.9 hükümleri uyarınca, açık rıza, taahhütname veya bağlayıcı şirket kuralları gibi uygun güvencelerden biri sağlandıktan sonra gerçekleştirilir. Aktarımın yapıldığı ülkeler veri güvenliği seviyesi açısından değerlendirilir; yeterli koruma bulunmaması halinde ek sözleşmesel güvenceler uygulanır.

7. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz Megapol tarafından kısmen veya tamamen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla aşağıdaki kanallar üzerinden toplanmaktadır:

• İnternet sitesi formları (iletişim, teklif, kariyer)
• E-posta, telefon, KEP, fiziksel posta yoluyla yapılan başvuru ve yazışmalar
• Sözleşme, fatura ve sevk evrakı süreçleri
• GPS, telematik ve operasyon yönetim sistemleri
• İşyeri ziyaret defteri ve kamera kayıtları
• İK ve özlük süreçlerinde kullanılan dijital ve fiziki belgeler
• Web çerezleri, log kayıtları, GA4 analiz verileri

8. Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen sürelerden hangisi uzun ise o süreyle ya da işleme amacının gerektirdiği süreyle sınırlı olmak üzere saklanır. Saklama süreleri sonunda veriler, Veri Saklama ve İmha Politikası hükümlerine göre silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

9. İlgili Kişinin Hakları (KVKK md.11)

KVKK md.11 kapsamında, veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
• KVKK md.7’de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme taleplerinizin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

10. Başvuru Usul ve Esasları

KVKK md.13 ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında, ad-soyad, T.C. kimlik numarası (yabancılarda uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adres, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, talep konusu ve talebe ilişkin belgeler ile başvurunuzu yapabilirsiniz.

Başvurularınız aşağıdaki kanallardan iletilebilir:

Başvurularınız Megapol tarafından, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, KVK Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâlinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

11. Veri Güvenliği

Megapol; kişisel verilerinizin hukuka aykırı işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla idari ve teknik tedbirleri almakta ve uygulamaktadır.

• İdari tedbirler: Bilgi güvenliği politikaları, gizlilik taahhütnameleri, görev ayrılığı, düzenli farkındalık eğitimleri, denetim ve risk değerlendirmeleri
• Teknik tedbirler: Güçlü kimlik doğrulama, log yönetimi, yetki matrisleri, şifreleme, güvenlik duvarı, antivirüs, periyodik sızma testleri ve yedekleme süreçleri

Detaylı bilgi için Bilgi Güvenliği Politikası sayfamızı inceleyebilirsiniz.

12. Çocuklara İlişkin İlke

Megapol; ticari faaliyetleri kapsamında bilinçli olarak 18 yaş altı kişilerin verilerini toplamamaktadır. Şirketimize bildirilmeksizin bir çocuğa ait verinin tarafımıza iletildiğinin tespiti hâlinde, ilgili veri ivedilikle silinir.

13. Güncellemeler

Bu Aydınlatma Metni, mevzuat değişiklikleri veya Megapol süreçlerindeki güncellemelere bağlı olarak revize edilebilir. Güncel sürüm her zaman megapollojistik.com/kvkk-aydinlatma-metni adresinde yayımlanır. Önemli değişiklikler ayrıca uygun kanallarla duyurulur.